ja_mageia

Електронний документообіг - це, безперечно, майбутнє українського діловодства. Те, що для розвинених країн - звична справа, для нас поки що суцільні новинки. Зокрема, Міністерство юстиції затвердило наказом №1886/5 від 11.11.2014 "Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання" (далі - Порядок), про який мова піде далі.

Як зрозуміло з самої назви, Порядок встановлює загальні вимоги щодо впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, організації роботи з електронними документами у діловодстві в установах та організаціях незалежно від форм власності  та щодо їх підготовки до передавання на архівне зберігання.

Цікаво те, що установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства з врахуванням вимог даного Порядку.

Важливо! Установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній. Тобто накази з кадрових питань, документи щодо нарахування заробітної плати, встановлення надбавок, доплат тощо (які зберігаються 75 років), повинні складатися у двох ідентичних формах: електронній та паперовій.

Організація роботи з електронними документами у діловодстві покладається на структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор діловодства (документаційного забезпечення), загальний відділ, канцелярію тощо) або секретаря.

Створення електронного документа завершується накладанням на нього електронного цифрового підпису.

Для електронних документів застосовується їх автоматизована наскрізна електронна реєстрація разом з документами з іншими носіями інформації.

Електронні документи також підлягають передачі в архів, а також при завершенні терміну зберігання - їхньому знищенню з обов'язковим складанням електронного акта знищення.

З усіма деталями електронного документообігу та бланками документів, якими він оформляється, Ви можете ознайомитись в Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки для передавання на архівне зберігання.

Олеся Галько, консультант з бухгалтерського обліку та оподаткування ТОВ "Аудиторська компанія "Вектор аудиту"